根据国家对成人高等教育学生学籍学历管理文件精神，严格实施成人高等教育“国家学历实行新生入学电子注册及毕业电子摄相”等规定和学生学籍信息必须准确无误等要求，为避免出现学生学籍遗漏、误办等情况，本着对学生高度负责的工作态度，特制定我院成教学生学籍管理工作办法。 一、设立专职学籍管理员 各函授辅导站须推举一名责任心强、熟悉学生情况、管理经验丰富的专职学籍管理员，于每学年3月２0日前填写《重庆工业职业技术学院函授辅导站专职学籍员情况登记表》，上报主办学校学籍管理员处备案。 二、持录取通知书报到注册 1.新生必须持盖有“重庆工业职业技术学院”鲜印的录取通知书到就读函授辅导站或院本部学籍管理员处报到注册。并准确无误地填写《重庆工业职业技术学院成招新生报到名册》及学籍卡（一式两份）。各学籍员应将新生录取通知书收回存入本人学籍档案，并以备查验。 2.按上级有关规定，凡当年成考（含地方学历入学考试）录取的学生实行新生入学注册制，学籍员依照当年新生录取名册顺序整理，按国家学历类、地方学历依秩序分类填写《重庆市地方（国家）高等教育电子注册名册》，并附软盘于每学年3月20日前报主办学校学籍管理人员处。 3.各函授辅导站学籍管理员在统计和上报学籍基本情况时，必须同时上报学籍异动情况，并填写好《重庆工业职业技术学院成教院学生学籍情况统计表》、《重庆工业职业技术学院教院学生学籍异动登记表》、《重庆市成人高等教育转学转专业审批表》，并连同学生异动申请书一并上报。 三、学籍信息校对 1.组织学生认真校对《重庆工业职业技术学院成人高等教育学籍注册名册》中本人学籍信息并签名。因其他原因不能校对本人信息的学生，应在学生签名栏注明原因。 2.若学生姓名、身份证号发生变更，与录取名单不一致，须由学生户口所在地派出所出具证明（本人照片加盖派出所公章）。 3.各函授辅导站学籍管理员和负责人签字、盖章，并在规定时间内返回主办学校。 4.各函授辅导站按每学年校对名册上的核定人数，与主办学校结算经费、领取证书。 四、办理学籍异动 学生发生学籍异动，应及时按以下程序处理，包括： (一)休学：学生在读期间，因应征入伍或生病住院等可申请休学，休学期以年计算，一般一年，最长不超过2年。休学手续包括： 1、学生将休学申请交函授辅导站，同时附上入伍通知复印件或医院证明。 2、函授辅导站负责人签署意见并盖章。 3、函授辅导站交主办学校审批并暂停学籍。 (二)复学：学生休学期满，可申请复学。 1、学生提出书面复学申请，并附退伍证明或病愈证明交函授辅导站。 2、函授辅导站负责人签署意见并盖章。 3、函授辅导站交主办学校审批并恢复学籍。 4、函授辅导站通知学生复学，并根据休学年限降级学习。 (三)退学：办理退学手续包括： 1、学生将退学申请交函授辅导站。 2、函授辅导站负责人签署意见并盖章。 3、到结清学费、教材费等。 4、到主办学校招生、学籍管理人员处停止学籍。 5、学生连续两期不参加函授、考试，视为自动退学。 (四)转学：包括转入和转出。 1、转入 学生由外校转入我校需完成以下手续。 学生本人到转入学校招生、学籍管理人员处填写《成人高等教育学生转学审批表》→到转出高校成招办在审批表上签字、盖章→由转出高校到所在省级教育主管部门签章同意→本人到转出高校复印一份有本人名字录取简表，转出高校成招办在录取简表上盖章，连同经审批同意的《成人高等教育学生转学审批表》→交转入学校招生、学籍管理人员处建立学籍。 2、转出 凡经我校正式录取的成招学生原则上不予转出，特殊情况下按相应程序办理。即先到拟转出高校填写《成人高等教育学生转学审批表》→交我校审批→报省、直辖市级教委审批→学生本人到我校领取有关材料，再到转出高校建立学籍。 (五)转专业、转站 学生转专业或转站学习需完善以下手续： 1、学生填写学籍异动审批表。 2、转出函授辅导站负责人签署意见并盖章。 3、转入函授辅导站负责人签署意见并盖章。 4、我校成人（继续）教育学院审批，处理学籍。 5、不允许跨学科、跨形式、跨层次转专业。 五、加强成绩统一管理 每一次考试或补考结束后，各函授辅导站的教务管理员必须将自聘任课教师的考试科目、试卷、《学生分科成绩登记册》（加盖函授辅导站公章和任课教师签字）在每学期3月20日、9月20日前报主办学校教务管理人员处，届时并领回主办学校派遣教师的科目考试成绩复印件。各函授辅导站学籍管理员应及时将学生成绩记入其学生个人成绩卡（或学籍卡），并及时通知学生本人。 六、毕业生管理 1.毕业生申报表 由学籍管理员将毕业生基本情况（姓名、性别、出生年月日、专业、身份证号码等）审核，准确无误后填报《毕业生申报表》，同时上报Excel制作的软盘。 ①毕业生申报表的名册顺序必须与具有正式学籍的注册名册顺序一致； ②表格的各页必须加盖函授站公章及学籍管理员的亲笔签名。 ③“考试课程成绩”栏必须按主办学校教学计划或规定的课程设置顺序填写，以便毕业信息的输入、合盘和毕业证打印。若有遗漏或错误，概由该生所在函授辅导站负责。 2.毕业生材料 各函授辅导站学籍管理员务必于每年11月中旬以前将以下各种材料按注册顺序上报主办学校学籍管理人员处： ①《毕业生申报表》（分地方学历类、国家学历类）及Excel制作 的软盘。 ②毕业生鉴定表。 ③学生学籍卡、学生成绩登记表。 ④《优秀学生统计表》及《优秀学生推荐表》。 ⑤二寸黑白照片一张（地方学历类），要求在照片后写清姓名、专业。 ⑥缴纳毕业证工本费。 3.若毕业生姓名、性别、出生日期及身份证号码等基本情况与新生电子注册名册不相符合，必须办理当地派出所户口证明和身份证复印件，并报主办学校学籍管理人员处核查。 4.电子摄像（限国家学历类） ①每年10月底至12月底，各函授辅导站学籍管理员注意接收主办学校下发的电子摄像通知、有关文件及摄像名单。 ②学籍员审核下发的摄像名单，若有遗漏或错误，及时通知主办学校学籍管理人员。 ③通知学生摄像事宜。若需在函授辅导站设置摄像点，必须预先请示主办学校，经同意后即可。各函授辅导站认真组织学生摄像并填写《重庆高校毕业生学历证书影像注册登记表》及Excel制作的软盘（一式两份）报新华社一套，报主办学校学籍管理员一套。 |
