1.目的

通过对影响物质采购的关键环节进行控制，确保采购的物质符合质量标准的要求，以满足学院教学、办公的需要。

2.范围

适用于学院办公用品、办公家具、学生宿舍家具、清洁用具、水电维修配件、部分劳保用品、基础设施维修材料、药品等的采购控制。

3.工作的程序和要求

3.1物资需用量计划

3.1.1 总务处库管员根据日常物质消耗量和库房盘存情况编制月、学期需用计划，并详细列表，各部门根据工作需要提出物质需用计划及需用时间，报总务处长和学院分管院长审核。

3.1.2 总务处长和分管副院长负责审核，主要是核定物资的规格型号和数量，审核工作应在三天之内完成。经审核后的物质需用计划报学院院长审批。

3.1.3 院长负责物质需用计划的审批，审批应在一周内完成。

3.1.4经审批的物资需用计划由总务处组织采购。

3.2 物资采购计划

总务处按照已批准的物质需用计划经平衡库存后，编制物资采购计划下达给采购人员。

3.3 采购

3.3.1 采购人员按《合格供应商名单》内的供应商进行询价，询价结果由采购员报总务处负责人同意后签订采购合同。

3.3.2 当按《合格供应商名单》进行询价不能满足要求时，采购人员寻找新的供应商进行询价，执行以下程序4至5条款。

3.4 供应商的调查

由采购人员对市场及供应商进行详细调查，通过索取资料、现场考察等，了解供应商的生产（或提供）、技术及设备能力，产品质量及质量管理状况、检测能力、企业信誉和业绩，物资价格、付款方式、售后服务等，采购员填写《供应商调查评定表》。交总务处负责人审定。

3.5 供应商的评定

3.5.1 供应商的评价准则：

a) 供应商提供的产品通过产品质量认证；

b) 供应商提供的样品检验合格；

c) 有必要时，公司对供应商进行第二方审核，通过本公司的第二方审核。

3.5.2供应商的评定方法：总务处组织库管员、采购员、使用部门的技术人员采用会议或会签的方式对供应商调查结果进行评定，作出是否采购该供应商的产品的结论性意见，由院长审批，并记录在《供货商调查评定表》中。

3.5.3 供应商的评定内容：产品质量、质量保证能力、价格、交货期及售后服务、付款方

式等。

3.5.4 供应商的选择准则：

a)  供应商有合法的执照和资质；

b)  供应商有质量保证能力和证实所提供物资合格的证据；

c)  供应商的社会信誉良好，价格合理；

d)  供应商的生产或提供能力稳定，能满足公司工程进度和质量要求。

3.6采购合同签订

3.6.1一万元以上物质采购需经院办公会议通过，三家以上的供货商邀标，十万元以上的物质采购需公开招标来确定供货商。

3.6.2 批量采购（一万元以上）办公用品、基础设施维修材料、水电维修材料等物质时，采购合同由院长委托代理人签订。

3.6.3 小量、零星采购和辅助性材料的采购（一万以下）合同分管院长审批后由总务处签订采购合同。

3.6.4采购合同中应明确技术要求，验收条件和质量保证要求等。

3.6.5 采购合同应具有严肃性、时效性和可操作性，合同内容应完整、规范，符合《中华人民共和国合同法》。

3.6.6 对易燃易爆材料的购置，还应符合公安部门的有关规定。

3.7 供应商的业绩（重新）评价

3.7.1 供应商的重新评价准则：    

a) 在供货期内，供方的执照和资质被政府部门吊销，取消供方资格；

b) 供方产品的稳定性：进货检验一次不合格的扣3分，两次不合格扣8分，三次不

合格的取消供方资格；

c) 供货的及时性：一个供货合同执行完毕的执行期内，一次供货不及时扣2分，两次供货不及时扣5分，三次供货不及时扣8分，四次供货不及时的取消供方资格，发生一次供货不及时，延误交货期15天以上的取消供方资格；

d) 供货的价格合理，不在供货执行期内哄抬价格：发生一次涨价扣4分，两次涨价

扣8分，三次涨价取消供方资格，发生一次大幅上涨价格（上涨率10％以上）取消其供方资格；

e) 一个供货合同执行完毕的执行期内，扣分总分达到或超过10分的，取消供方资格。

3.7.2一个采购合同执行完毕后，由总务处组织分别对该供应商进行业绩评价，分别填写在《供应商的业绩评价表》中，并备案。

3.7.3 经调查评定合格的供方，自评定合格之日起视同为合格供方，由总务处编入《合格供应商名单》，以指导今后的采购。

3.7.4总务处根据收集到的供应商的业绩评价信息，调整《合格供应商名单》，以指导今后的采购。

3.7.5 对供应商的业绩评价被确定为不合格供应商的，应将有关信息传递给供应商，使其提高其服务质量。

3.7.6 对供应商的业绩评价确定为不合格的供应商的，应立即从《合格供应商名单》中将其删出。

3.7.7凡列入《合格供应商名单》的供应商，下次采购时，免于对该供应商进行调查评定。

3.7.8 总务处按《合格供应商名单》建立合格供应商档案并予以保存。

3.7.8.1可按供应的材料类别进行供应商分类：

a)  办公教学家具、学生宿舍家具类 ：桌、椅、凳、床等

b)  办公用品及清洁用具类：纸、笔、各类笔记本、文件挡案夹、扫把、拖把、垃圾筒等。

c)  建筑主材类：沥青、钢材、木材、铝材、水泥、模板、预制构件、砖、砂、石等；

d) 水电安装维修料材类：镀锌管、钢管、闸阀、PVC管材，铝心线、电杆、变压器、灯泡等。

3.7.8.2 可按供应的途径进行供应商分类：

a) 生产厂家供应商；

b) 中间商或代理商。

3.7.8.3 合格供应商档案的内容（不限于此）

a) 营业执照、资质、生产许可证复印件；

b) 产品介绍；

c) 产品合格证复印件；

d) 曾经对该供应商调查评定的记录；

e) 曾经对该供应商业绩评价的记录。

3.8对供应商的控制

3.8.1 对供应商的控制类型：

a) 供应商的调查；

b) 公司对供应商进行第二方审核评价；

c) 以往业绩的评价；

d) 同行类比的评价。

3.8.2 对供应商的产品控制按4.10要求进行。

3.9对不合格品的控制

3.9.1对供货商产品的验收，应由总务处负责人会同库管员或使用部门技术人员按照合同和验收程序进行验收。

3.9.2发现有不合格品应及时与供货商取得联系，提出证据资料，并按以下程序处理：

a)对有严重质量问题的物质应退货；

b)对有瑕疵但不影响使用功能应降级、折价处理；

d)  按4.7的规定将供货商情况记录在案，出现严重的质量问题或大幅度价格浮动，应立即取消供货商的资格。

e)   为了防止不同状态物资混淆误用，未经检验和试验的或经检验试验不合格的，都要标识，可采用盖章、挂牌或以存放地点或容器来区分不同检验状态，并加以记录。

3.10进货物资的验证

3.10.1采购人员根据送货单、装箱单清查实物数量，按照物资采购合同、计划及相应的验收规范，从物资标牌规格、型号、数量、生产日期、外观质量、有效期、质量证明文件或合格证等方面进行检查、核对，依据出厂合格证、出厂检验报告、技术使用说明书等进行验证。

3.10.2 对有包装的物资，按包装件数实行全数验证，一般通用量大的可按批量开箱开包抽检，抽查率为5－10％，如发现有不合格者，应逐件进行验证。属于重要的、贵重的、配套性强的应拆包逐件进行验证。

3.10.3 进口物资必须有国家商检部门检验并出具的证明。

3.10.4 因工程需要，依据国家施工材料有关检验规范和工程质量监督站常规建材检验取样规定，执行相关物资的理化试验。委托国家授权的试验室进行试验，由采购人员会同试验员负责抽样送检（常规建筑材料按公司《物资验收标准》和《施工过程及原材料取样办法》进行）。

3.10.5 验证结果的传递：采购人员获得到检验结果时，应及时确认物质的质量状态，并通知库管人员进行检验试验状态标识。检验试验报告及质量证明、合格证等交由总务处统一管理。

3.10.6 验证验收合格时，由库管人员填写《进货验证记录表》。

3.10.7 验证发现不合格的物资，按照4.9之规定执行。

4.相关文件

4.1 《中华人民共和国合同法》；

4.2 《文件控制程序》；

4.3《外包管理办法》

5. 相关记录

5.1 《物资需用计划》；

5.2 《物资采购计划》；

5.3 《供应商调查评定表》；

5.4 《供应商的业绩评价表》；

5.5 《合格供应商名单》；

5.6 《进货验证记录表》；

5.7材质证书；

5.8合格证书；

5.9采购合同；